Greinagerð í kjölfar bókunar bæjarráðs um málefni tengd útboði á sorphirðu í sveitarfélaginu

Á 260. fundi bæjarráðs Sveitarfélagsins Ölfuss, fimmtudaginn 11. september 2014, var m.a. fjallað um málefni tengd sorphirðu í sveitarfélaginu.  Eftirfarandi var bókað við málið á fundinum:

15.       1401006 - Beiðni um aðgang að samþykktu tilboði og fylgigögnum tilboðs v/sorphirðu.

             Lögð fram að gefnu tilefni ítarleg greinargerð sem birt verður á heimasíðu sveitarfélagsins með tímasettri atburðarás og samskiptum vegna útboðs á sorphirðu í sveitarfélaginu.

             Málið síðan rætt ítarlega.

             Eftirfarandi bókun síðan lögð fram:

             "Bæjarráð staðfestir samkomulag milli Sveitarfélagsins Ölfuss og Gámaþjónustunnar hf. um rekstur dómsmáls, dags. 20. ágúst 2014 og er undirritað af bæjarstjóra f.h. sveitarfélagsins. Bæjarráð felur bæjarstjóra áframhaldandi umboð til að vinna að málinu með hagsmuni sveitarfélagsins að leiðarljósi eins og hann hefur gert fram til þessa. Bæjarstjóri og aðrir starfsmenn hafa unnið í fullu umboði að framkvæmd ákvarðana bæjarstjórnar Sveitarfélagsins Ölfuss sem snúa að útboði á sorphirðu í sveitarfélaginu og framkvæmd samnings við viðsemjanda. Mjög vel var til útboðsins vandað með aðstoð Verkfræðistofu Suðurlands, síðar EFLU og meðferð mála eftir útboð.
Bæjarráð lýsir vanþóknun sinni á óvönduðum og einhliða fréttaflutningi Fréttablaðsins og Bylgjunnar um útboðsmál vegna sorphirðu í Sveitarfélaginu Ölfusi miðvikudaginn 3. september sl. og á skrifum Jóns Frantzsonar forstjóra Íslenska gámafélagsins ehf. í Fréttablaðinu sama dag."

             Samþykkt með tveimur atkvæðum.
Sigurlaug Gröndal lýsti yfir stuðningi sínum við bókunina.
Ármann Einarsson á móti.

             Ármann Einarsson lagði síðan fram eftirfarandi bókun:

             "Fulltrúi D-lista lýsir vanþóknun sinni á einhliða vinnubrögum framsóknarmanna um þá ákvörðun að fara í dómsmál til að hnekkja úrskurði úrskurðarnefndar upplýsingamála nr. 514/2014.
Góð vinnubrögð hefðu verið að taka málið fyrir á bæjarráðsfundi þann 14. ágúst 2014".

Eins og fram kemur í bókun var ákveðið að birta greinargerð á heimasíðu sveitarfélagsins og fer hún hér á eftir:

16. ágúst 2012                     

Uppsögn á samningi um sorphreinsun.  Sveitarfélagið Ölfus sendir A.K. flutningum uppsögn á samningi um sorphirðu en fram kemur í uppsögninni að sveitarfélagið muni að loknum samningstíma bjóða út sorphirðu að nýju þar sem fyrirtækinu gefist kostur á að taka þátt.  Til upplýsingar er A.K. flutningar dótturfélag Íslenska gámafélagsins og hafði sinnt sorphirðu í Ölfusi í áraraðir án undangengins útboðs.

21. mars 2013                      

Verkspjald vegna vinnu við sorphirðuútboð fyrir Sveitarfélagið Ölfus skráð hjá Verkfræðistofu Suðurlands ehf. (sem síðar sameinaðist EFLU).  Fram kemur að fundur hafi verið með þáverandi bæjarstjóra o.fl. í Þorlákshöfn 18. mars 2013.  Til upplýsingar hóf nýr bæjarstjóri störf 15. maí 2013.

Mikil vinna hafði farið fram hjá fulltrúum sveitarfélagsins við undirbúning að vinnu við sorphirðuútboð.  Setta var m.a. á laggirnar umhverfisnefnd sem hafði það verkefni að undirbúa og leggja línur fyrir komandi útboð.  Nefndin var samansett af kjörnum fulltrúum og starfsfólki sveitarfélagsins. 

12. september 2013         

Fundur bæjarráðs, mál nr.  1309012 - Sorphirða í Ölfusi.  Lögð fram útboðsgögn vegna sorphirðu í sveitarfélaginu 2013-2018 unnin af Verkfræðistofu Suðurlands.

10. október 2013                

Fundur bæjarráðs, mál nr.  1309012 - Sorphirða í Ölfusi.  Fyrir liggja útboðsgögn frá Verkfræðistofu Suðurlands ehf. vegna sorphirðu í Ölfusi. Áformað er að bjóða verkið út og semja um framkvæmdina til 5 ára.
Samþykkt samhljóða að fela bæjarstjóra að bjóða verkið út svo fljótt sem við verður komið í samræmi við fyrirliggjandi útboðsgögn og í samráði við Verkfræðistofu Suðurlands.
Mikilvægt er að samningurinn verði sveigjanlegur hvað varðar mögulega aukna flokkun á samningstímanum.
Í útboðslýsingu kemur skýrt fram í 5. mgr. l. 0.4.1. „Útfyllt tilboðsskrá er trúnaðarmál milli verkkaupa og bjóðanda.“ í samræmi við ÍST 30 sem útboðið er byggt á.

23. desember 2013           

Opnun tilboða í útboð vegna sorphirðu í Ölfusi, 2014-2019.  Viðstaddir opnun voru Bárður Árnason Verkfræðistofu Suðurlands, Guðjón Egilsson Íslenska gámafélaginu, Jón Frantzson Íslenska gámafélaginu, Hjálmar Helgason Kubbur, Benóný Ólafsson Gámaþjónustunni, Sveinn Hannesson Gámaþjónustunni, Gunnsteinn R. Ómarsson Ölfusi og Sigurður Jónsson Ölfusi.
Fyrir opnun tilboða var spurt hvort athugasemdir væru við tilboðið eða annað sem koma ætti á framfæri fyrir opnun.  Engar athugasemdir komu frá viðstöddum við útboðsgögn eða útboðsferilinn.
Eftirfarandi tilboð bárust:  Kubbur ehf. 125.312.395 kr., Íslenska gámafélagið 91.150.000 kr., Gámaþjónustan 73.665.330 kr.
Bárður Árnason Verkfræðistofu Suðurlands opnaði á fundinum kostnaðaráætlun sem stofan hafði unnið og hljóðaði uppá 74.836.200 kr.

30. desember 2013           

Sveitarfélaginu Ölfusi berst erindi frá Ólafi Karli Eyjólfssyni hdl. f.h. Íslenska gámafélagsins þar sem óskað er eftir aðgangi að tilboði Gámaþjónustunnar hf. og fylgigögnum þess.  Vísað er í úrskurð úrskurðarnefndar um upplýsingamál, nr. A-409/2012, erindinu til stuðnings.

Til áréttingar þá er þetta bréf ritað á öðrum heila virka degi eftir opnun tilboða.

7. janúar 2014                     

Bréf sent Gámaþjónustunni (í pósti og tölvupósti) þar sem óskað er afstöðu forsvarsmanna fyrirtækisins við beiðni Íslenska gámafélagsins frá 30. desember.

Bréf sent Ólafi Karli Eyjólfssyni hdl.(í pósti og tölvupósti) þar sem óskað er eftir að beiðnin verði afmörkuð og einnig tilkynnt að óskað hafi verið eftir afstöðu Gámaþjónustunnar.

Bréf frá Gámaþjónustunni til Sveitarfélagsins Ölfuss þar sem fram kemur m.a:  „Tilboðshafa er með öllu óheimilt að afhenda samkeppnisaðila tilboð Gámaþjónustunnar hf. og allra síst í miðju útboðsferli.  Þau gögn og þá sérstaklega tilboðsskrá er trúnaðarmál milli verkkaupa og bjóðanda eins og reyndar er skýrt tekið fram í kafla 0.4.1 á bls 9. í útboðsgögnum: „Útfyllt tilboðsskrá er trúnaðarmál milli verkkaupa og bjóðanda.““ og „Þess má geta að 22. janúar n.k. er auglýst opnun tilboða í sorphirðu fyrir Hveragerðisbæ.  Gámaþjónustan hf. telur að sveitarfélagið Ölfus væri að brjóta trúnað við bjóðanda og baka sér skaðabótaábyrgð með afhendingu umræddra gagna við þessar aðstæður.“ og í niðurlagi „Í ljósi þess sem hér hefur verið rakið telur Gámaþjónustan hf. að Sveitarfélaginu Ölfus sé óheimilt að afhenda umbeðin gögn og þó sérstaklega tilboðsskrár nema að undangengnum úrskurði úrskurðarnefndar um upplýsingamál og eftir atvikum á grundvelli dómsúrskurðar.“  Innihald þessa bréfs var kynnt kjörnum fulltrúum en ekki bókað í fundargerðir.  Hvorki á þessum tímapunkti né síðar kom það til greina að brjóta trúnað við tilbjóðendur og síðar viðsemjanda.

9. janúar 2014                     

Bréf frá Ólafi Karli Eyjólfssyni hdl., f.h. Íslenska gámafélagsins, þar sem fram kemur m.a:  „Áréttað skal að verði ekki brugðist við umleitan umbj. míns um afhendingu umbeðinna gagna og upplýsinga innan tíu daga frá dagsetningu þessa bréfs, verður gripið til viðeigandi rástaðafann og málið kært til úrskurðarnefndar um upplýsingamál og krafist afhendingar á umbeðnum gögnum og upplýsingum.“

17. janúar 2014                   

Tölvupóstur frá bæjarstjóra sendur Ólafi Karli Eyjólfssyni hdl., f.h. Íslenska gámafélagsins.  Fram kemur að beiðni um aðgang að umbeðnum gögnum sé hafnað, m.a. vegna þess að tilboð séu ekki að fullu metin og að ekki hafi verið gengið til samninga um verkefnið.

30. janúar 2014                   

Fundur bæjarstjórnar, mál nr.  1309012 - Sorphirða í Ölfusi.  Lögð fram fundargerð frá opnun tilboða í sorphirðu í Ölfusi 2014-2019 frá 23. desember s.l.
Þrjú tilboð bárust og bauð Gámaþjónustan hf. lægst í verkið.
Farið hefur verið yfir tilboðin og er tilboð Gámaþjónustunnar í samræmi við gerðar kröfur.

Eftirfarandi tillaga varðandi málið lögð fram:

"Bæjarstjórn samþykkir að taka tilboði Gámaþjónustunnar ehf. og veitir bæjarstjóra umboð til þess að tilkynna bjóðendum um þá niðurstöðu og ganga frá endanlegum verksamningi við Gámaþjónustuna.
Núverandi sorphirðuverktaka skal einnig tilkynnt þessi niðurstaða og að samningur hans, sem útrunninn er en framlengdur hefur verið munnlega þar til nýr verktaki komi að falli niður við lok febrúar 2014".

Samþykkt samhljóða.

31. janúar 2014                   

Bréf sent til tilboðsgjafa í sorphirðu í Ölfusi 2014-2019.  Tilboðsgjöfum í sorphirðu í Ölfusi var með þessu bréfi tilkynnt að bæjarstjórn Sveitarfélagsins Ölfuss hefði ákveðið á fundi sínum 30. janúar 2014 að taka tilboði Gámaþjónustunnar hf.  Í bréfinu kemur fram að tilboð Gámaþjónustunnar hafi verið lægst og í fullu samræmi við valforsendur og það sé ástæða þessarar niðurstöðu.  Vakin var athygli á því að ekki yrði gengið frá endanlegum samningi við Gámaþjónustuna fyrr en að liðnum tíu daga biðtíma frá og með dagsetningu bréfsins, sbr. 1. mgr. 76. gr. laga nr. 84/2007 um opinber innkaup.  Engar athugasemdir bárust frá tilboðsgjöfum vegna þessa.

14. febrúar 2014                 

Undirritaður verksamningur við Gámaþjónustuna hf. vegna sorphirðu í Ölfusi 2014 – 2019.  Samningurinn er undirritaður af bæjarstjóra f.h. Sveitarfélagsins Ölfuss í samræmi við ákvörðun bæjarstjórnar frá 30. janúar 2014.

27. febrúar 2014                 

Fundur bæjarstjórnar, mál nr.  1309012 - Sorphirða í Ölfusi.  Lagður fram undirritaður verksamningur við Gámaþjónustuna hf. sem tekur til sorphirðuþjónustu í Sveitarfélaginu Ölfusi 2014-2019 dags. 14. febrúar 2014.
Samningurinn var staðfestur af bæjarstjórn 30. janúar 2014.

25. mars 2014                      

Bréf frá Ólafi Karli Eyjólfssyni hdl., f.h. Íslenska gámafélagsins, þar sem fram kemur m.a:  „Áréttað skal að verði ekki brugðist við umleitan umbj. míns um afhendingu umbeðinna gagna og upplýsinga innan tíu daga frá dagsetningu þessa bréfs, verður gripið til viðeigandi rástaðafann og málið kært til úrskurðarnefndar um upplýsingamál og krafist afhendingar á umbeðnum gögnum og upplýsingum.“

29. mars 2014                      

Tölvupóstur frá bæjarstjóra sendur Ólafi Karli Eyjólfssyni hdl., f.h. Íslenska gámafélagsins.  Fram kemur að beiðni um aðgang að umbeðnum gögnum hafi þegar verið hafnað í tölvupósti dags. 17. janúar 2014.

28. apríl 2014                       

Beiðni um umsögn frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.  Fram kemur að nefndinni hafi borist kæra frá Ólafi Karli Eyjólfssyni hdl., f.h. Íslenska gámafélagsins vegna synjunar um aðgang að gögnum varðandi tilboð í sorphirðu hjá Sveitarfélaginu Ölfusi.

24. júlí 2014                         

Bréf sent í almennum pósti frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál til LEX lögmannsstofu.  Meðfylgjandi er úrskurður úrskurðarnefndar um upplýsingamál nr. 541/2014.

6. ágúst 2014                       

Bréf frá LEX lögmannsstofu til úrskurðarnefndar um upplýsingamál þar sem farið er fram á frestun réttaráhrifa.  Fram kemur í bréfinu að LEX hafi þann 5. ágúst 2014 borist úrskurður úrskurðarnefndar um upplýsingamál nr. 541/2014 sem kveðinn var upp hinn 24. júlí 2014.

Tölvupóstur frá LEX lögmannsstofu til bæjarstjóra.  Fram kemur að LEX hefur verið í sambandi við framkvæmdastjóra Gámaþjónustunnar.  Gámaþjónustan óskar eftir því að höfðað verði dómsmál og að félagið muni tryggja skaðleysi sveitarfélagsins.

7. ágúst 2014                       

Tölvupóstur frá bæjarstjóra til forseta bæjarstjórnar, formanns bæjarráðs og forstöðumanns skipulags-, byggingar- og umhverfissviðs.  Í viðhengi var úrskurður úrskurðarnefndar um upplýsingamál nr. 541/2014.  Með í póstinum er tölvupóstur frá framkvæmdastjóra Gámaþjónustunnar þar sem hann tilkynnir um úrskurðinn til bæjarstjóra og fer einnig fram á að farið verði með málið fyrir dómstóla.

13. ágúst 2014                     

Úrskurður úrskurðarnefndar um upplýsingamál nr. 548/2014.  Úrskurðarorð eru þau að kröfu fyrir hönd Sveitarfélagsins Ölfuss um að frestað verði réttaráhrifum úrskurðar nr. 541/2014, frá 24. júlí, er vísað frá úrskurðarnefnd um upplýsingamál.  Ástæðan er sögð sú að krafan hafi ekki borist fyrr en 6. ágúst 2014 og gera verði ráð fyrir að þá hafi a.m.k. 10 dagar verið liðnir frá birtingu.

18. ágúst 2014                     

Tölvupóstur frá LEX lögmannsstofu til bæjarstjóra.  Fram kemur að lögmenn eru ósammála niðurstöðu nefndarinnar í úrskurði hennar nr. 548/2014 enda hvíli á nefndinni sönnunarbyrði um það hvenær úrskurður barst aðila.  Þar sem upphaflegur úrskurður var sendur í hefðbundnum pósti, þá getur nefndin ekki staðfest hvenær úrskurður barst LEX.

20. ágúst 2014                     

Samkomulag milli Sveitarfélagsins Ölfuss og Gámaþjónustunnar hf. um rekstur dómsmáls.  Samkomulagið er til komið vegna fyrirhugaðrar málsóknar til ógildingar á úrskurði úrskurðarnefndar um upplýsingamál nr. 541/2014 sem kveðinn var upp hinn 24. júlí 2014.  Ölfus skuldbindur sig til að höfða mál til ógildingar á úrskurði úrskurðarnefndar um upplýsingamál nr. 541/2014 og reka málið fyrir dómstólum.  Gámaþjónustanskuldbindur sig til þess að greiða allan kostnað sveitarfélagsins sem hlýst af framangreindum málarekstri þannig að málsóknin verði sveitarfélaginu algerlega að skaðlausu.

27. ágúst 2014                     

Bréf frá Héraðsdómi Reykjavíkur til LEX lögmannsstofu.  Fram kemur að dómurinn fellst ekki á það að skilyrði séu fyrir hendi um að málið verði rekið sem flýtimeðferðarmál samkvæmt XIX. kafla laga nr. 91/1991, um meðferð einkamála.

28. ágúst 2014                     

Áskorun, dags. 27. ágúst 2014, berst Sveitarfélaginu Ölfusi frá Ólafi Karli Eyjólfsson hdl. f.h. Íslenska gámafélagsins.  Vísað er til úrskurðar úrskurðarnefndar um upplýsingamál nr. A-541/2014 og skorað á sveitarfélagið að afhenda umbeðin gögn.  Fram kemur að verði gögnin ekki afhent fyrir 13. september 2014 verði krafist aðfarar á grundvelli 5. tl. 1. mgr. 1. gr. aðfarar laga nr. 90/1989.

Stefna í héraðsdómsmáli Sveitarfélagsins Ölfuss og Gámaþjónustunnar hf. gegn Íslenska gámafélaginu, birt Ólafi Karli Eyjólfssyni hdl., f.h. stefnda. Krafa stefndu er að ógiltur verði með dómi úrskurður úrskurðarnefndar um upplýsingamál nr. A-541/2014.

Tölvupóstur frá Jóni Frantzsyni til allra kjörinna fulltrúa í bæjarstjórn Sveitarfélagsins Ölfuss. 

2. september 2014            

Yfirlýsing frá Samtökum iðnaðarins.  Fram kemur m.a. í yfirlýsingunni að Gámaþjónustan hf. hafi ásamt Sveitarfélaginu Ölfusi ákveðið að höfða mál til ógildingar á úrskurði nr. A 541/2014 sem úrskurðarnefnd um upplýsingamál kvað upp nýlega.  Í niðurlagi yfirlýsingarinnar segir:  „Samtök iðnaðarins telja brýnt að fá úr því skorið fyrir dómstólum hvort upplýsingaréttur á grundvelli upplýsingalaga geti náð til afhendingar slíkra fjárhagslegra trúnaðargagna til keppinautar í opinberu útboði og það nánast tafarlaust eftir opnun útboðs.“

3. september 2014            

Óvæginn og illa ígrundaður fréttaflutningur í Fréttablaðinu og Bylgjunni vegna „spillingar“ í tengslum við samninga um sorphirðu í Sveitarfélaginu Ölfusi.  Fréttamaður sem fréttina ritar viðurkennir í staðfestu samtali að hafa vísvitandi sett fram ósannindi í fyrirsögn:  „Ástæða þess að ég nota orðið útboðsgögn er í raun einföld. Það er stundum erfið lína milli þess að vera alltaf með kórrétta orðanotkun sem fáir skilja sem og orðanotkun sem er íslendingum tamari, eins og að tala um gögn í útboði en ekki í tilboðsgögn.“

Fréttamaður minnist reyndar ekki á gögn í útboði í fyrirsögn heldur fullyrðir að Sveitarfélagið Ölfus neiti að afhenda útboðsgögn.  Það er ljóst að verulegur merkingar munur á útboðsgögnum og þeim gögnum sem hér um ræðir og snúa að tilboði Gámaþjónustunnar.  Umfjöllun blaðsins um málið er einhliða og öll í þessum stíl.  Fréttin er því augljóslega sett fram til að valda skaða en ekki til upplýsingar.  Þá skal einnig áréttað að grein sem Jón Frantzson ritar og birt er í sama blaði er uppfull af rangfærslum og tilgangurinn greinilega sá að sá að ráðast sérstaklega á eina persónu og fólk sem ekki á nokkra aðild að þessu máli og sá með því efasemdarfræjum í huga þeirra sem greinina lesa.

Yfirlýsing frá Gámaþjónustunni hf. vegna málatilbúnaðar Jóns Franzsonar í Fréttablaðinu og á Bylgjunni 3. sept.  Íslenska gámafélagið ehf, hefur gert kröfu um aðgang að öllum tilboðsgögnum Gámaþjónustunnar hf., þar á meðal tilboðsskrám, í opinberu útboði á vegum Sveitarfélagsins Ölfuss. Krafan var sett fram í miðju útboðsferli, einungis viku eftir að tilboð voru opnuð. Í útboðsgögnum er skýrt tekið fram að tilboðsskrár séu trúnaðarmál og er það í samræmi við áralanga hefð í slíkum útboðum bæði innan lands og utan. Þá hefð og þann trúnað vill úrskurðarnefnd um upplýsingamál nú rjúfa, sbr. úrskurð nefndarinnar nr. A 541/2014, en Gámaþjónustan hf. og Sveitarfélagið Ölfus vilja ekki sætta sig við þá niðurstöðu. Ágreiningsmáli þessu verður því skotið til úrskurðar dómstóla eins og eðlilegt er í réttarríki. Þess má geta að bæði Samband íslenskra sveitarfélaga og Samtök iðnaðarins telja mikilvægt að fá úr þessu skorið fyrir dómsstólum.

Hér er tekist á um það hvort tilboðsskrár bjóðenda í opinberum útboðum verði umsvifalaust aðgengilegar keppinautum þegar við opnun tilboða. Þessi gögn eru nákvæm útlistun á því verði sem bjóðendur treysta sér til að bjóða í einstaka verk- og efnisliði og eiga ekki erindi á borð keppinauta. Gámaþjónustan hf. telur raunar að afhending slíkra gagna kunni að ganga í berhögg við samkeppnislög. Af þeim sökum er brýnt að fá úr því skorið fyrir dómstólum hvort upplýsingaréttur á grundvelli upplýsingalaga geti náð til slíkra fjárhagslegra trúnaðargagna í opinberum útboðum.

Gámaþjónustan hf. harmar þær óréttmætu og lítilsigldu persónulegu árásir sem forstjóri Íslenska gámafélagsins ehf. hefur beint að Gunnsteini Ómarssyni, sveitarstjóra Ölfus, vegna þessa máls fyrir það eitt að leitast við að virða þann trúnað sem þátttakendum í umræddu útboði var heitið. Í þessu sambandi má geta þess að í útboðinu bauð Gámaþjónustan hf. 73,7 millj. kr. í sorphirðu fyrir Sveitarfélagið Ölfus til 5 ára en Íslenska gámafélagið ehf. bauð 91,1 millj. kr. í sama verk. Kostnaðaráætlun sveitarfélagsins var 74,8 millj. kr. Gámaþjónustan hf. var því með mjög eðlilegt tilboð í verkið og á þeim grunni var samið. Íslenska gámafélagið ehf. átti tilboð talsvert yfir kostnaðaráætlun. Þessa þjónustu hafði ÍG annast í sveitarfélaginu um langt árabil án útboða.

4. september 2014            

Yfirlýsing frá Sambandi íslenskra sveitarfélaga.  Yfirlýsingin varðar niðurstöðu úrskurðarnefndar um upplýsingamál dags. 24. júlí 2014 í máli nr. A-541/2014, sbr. mál nr. A-548/2014.  Fram kemur m.a. að sérfræðingar sambandsins eru ekki sammála niðurstöðu úrskurðarnefndar um upplýsingamál og telja að hún gangi gegn meginreglum og venjum á verktakamarkaði. Niðurstaðan grafi undan trúnaðarákvæðum sem séu mikilvæg trygging fyrir því að sveitarfélög fái eins hagstæð tilboð í verk og þjónustu og mögulegt er.  Af þessum ástæðum telur sambandið mikilvægt að látið verði reyna á niðurstöðu úrskurðarnefndarinnar fyrir dómstólum.

5. september 2014            

Tölvupóstur frá forstöðumanni skipulags-, byggingar- og umhverfissviðs til forseta bæjarstjórnar, formanns bæjarráðs og bæjarstjóra.  Með póstinum segir m.a. hvenær verkið er skráð inn hjá Verkfræðistofu Suðurlands og með honum fylgir fundargerð frá opnun tilboða þar sem viðstaddir undirrita og enginn gerir athugasemd við útboðsferilinn eða útboðsgögnin.  Í póstinum koma svo fram upplýsingar um það hver vann kostnaðaráætlun fyrir sorphirðuútboðið og hvenær og hvernig kostnaðaráætlun var afhent:

„Ferillinn er að þeir sem bjóða afhenda tilboðin í lokuðum umslögum. Það var gert og tilboðin lesin upp þegar allir voru sáttir við að klukkan væri komin sem segði til um opnunartíma . Þegar búið var að lesa upp hvað hvert fyrirtæki bauð í verkið opnaði Bárður Árnason umslagið með kostnaðaráætlun og las hana upp. Undirritaður eða aðrir hjá Sveitarfélaginu Ölfusi höfðu ekki fengið hana afhenta eða upplýsingar um hver kostnaðaráætlun var, fyrr en hún var lesin upp við opnun tilboða.

Strax eftir opnun tilboða tók Bárður Árnason öll tilboðsgögnin og fór hann og Friðrik Klingbeil Gunnarsson hjá Eflu yfir göngin. Eftir yfirferð tilkynntu þeir undirrituðum hver niðurstaðan var úr yfirferðinni.

Undirritaður undirbjó síðan erindið til bæjarstjóra til að leggja fyrir bæjarstjórn um að gengið yrði að hagstæðasta tilboðinu.

Þegar erindi kom frá lögmanni Íslenska gámafélagsins um að afhenda tilboðsgögn Gámaþjónustunnar hafði undirritaður samband við bæjarstjóra og óskaði eftir að lögmaður sveitarfélagsins skilaði áliti vegna bréfs lögmanns Íslenska gámafélagsins, því verið væri að óska eftir trúnaðarupplýsingum sem væri í ósamræmi við ÍST 30. Útboðið var í samræmi við ÍST 30 og staðla þar um. Í útboðsgögnum er vitnað í þessa staðla og ekki tekið fram að ákveðnar greinar séu undanskildar. (sjá gr. 0.1.2 í útboðsgögnum og 0.3 og undirliði þar).

Í ST 30:2003, gr. 6.3.4 segir: Bjóðendum er heimilt að skila tilboðsskrá í lokuðu umslagi með tilboði sínu. Verður það þá ekki opnað nema tilboðið komi til álita. Útfyllt tilboðsskrá er trúnaðarmál verkkaupa og bjóðanda.“